Biz bu tabloyu kullanarak okul noya göre öğrencinin bilgilerini alıp, bir karne şeklinde yazdırmak isteyelim. Aşağıdaki gibi bir karne oluşturmak amacımız olsun.
Karnedeki sarı renkli hücreye, karnesine ulaşmak istediğimiz öğrencinin numarasını yazdığımızda mavi hücrelerdeki bilgiler otomatik olarak gelecek, istediğimiz bu. Bunu yapmak için ise B4 hücresindeyken fonksiyon ekle düğmesine tıklayalım.
Karşımıza aşağıdaki formül ekleme penceresi gelecek. Düşeyara fonksiyonunu bulmak için Kategori seçin bölümünden Tümü ya da “Arama ve Başvuru” kategorisini seçmemiz gerekiyor.
Gelen listeden DÜŞEYARA seçeneğini seçtikten sonra Tamam düğmesine tıklıyoruz. Karşımıza Düşeyara fonksiyonunu eklememizi sağlayacak sihirbaz çıkacaktır.
Sihirbazdaki;
Aranan_değer: Arama işleminde başvuru olarak kullanacağımız değer olup, örneğimizde B3 hücresine yazacağımız okul no’nun hücre adresini yazıyoruz.
Tablo_dizisi: Arama işlemini yapacağımız değerlerin bulunduğu tablonun kapsadığı alanın adresini yazıyoruz. Örneğimizde bu Bilgi!A1:D6 olup, bunu yazmak yerine doğrudan önce tabloyu seçtiğimizde adres, ilgili satıra yazılacaktır.
Sütun_indis_sayısı: Alacağımız değerin hangi sütunda olduğunu belirten değerdir. Buradaki sütunun Excel’deki sütunla bir alakası bulunmamaktadır. Bu istediğimiz değerin tablo aralığındaki sütun indisidir. Adı ve Soyadını almak istediğimiz için bu bilginin bulunduğu sütunun indisi tabloya göre 2 olduğundan buraya 2 yazıyoruz. Bir sonraki bilgi için bu 3 olacaktır.
Aralık_bak: Eğer tablomuz artalan sıralı ise buraya DOĞRU, sıralı değilse, ki bizim tablomuzda sıralı değil, YANLIŞ yazmamız gerekiyor. Bize uygun olarak YANLIŞ yazdık.
Düşeyara’nın yaptığı iş şu, aranan_değer olarak verdiğimiz değeri tablo_dizisinin en solundaki sütunda arar ve bulduğu satıra gider. Ardından belirttiğimiz sütun_indis_sayısına göre ilgili dizideki sütuna gider, satır ve sütunun kesişme noktasındaki hücredeki değeri alıp, sonuç olarak döndürür.
Bütün değer ve adresleri yazdığımızda B3 hücresinde 987 değeri olduğundan, tabloda buna uygun olan değer, pencerenin altındaki Formül sonucu = Yakup Gövler şeklinde görünecektir. Tamam düğmesine tıkladığınızda aşağıdaki gibi sonucu hücre içerisinde görebilirsiniz.
B3 hücresine Bilgi tablomuzdaki başka bir öğrencinin nosunu girdiğimizde, örneğin 235, aşağıdaki gibi Ezgi Kısa ismi gelecektir.
Burada yaptığımız işlemi bilgi almamız gereken diğer hücrelere de uygulamamız gerekiyor. Yalnız burada dikkat etmemiz gereken sütun_indis_sayısı’nı doğru bir şekilde belirtmektir. Sonuçta mavi renkteki hücrelerde olması gereken formül aşağıdaki gibi olmalıdır.
Artık okul nosunu girdiğimiz öğrencinin bilgileri otomatik olarak alınıp, ilgili hücrelere aktarılacaktır. Buradaki örnekte hücreler her ne kadar alt alta gelmiş olsa da bunun böyle olması gerekmiyor. Farklı yerlerdeki hücrelere de değerler aktarılabilir yeter ki formülleri doğru oluşturabilesiniz.
Bu arada mutlaka sihirbazı kullanmak zorunda değilsiniz. Örnekteki formüllere göre doğrudan hücreye yazarak da işinizi halledebilirsiniz. Formül yazarken aşağıdaki kalıba uydurmanız yeterli.
=DÜŞEYARA(aranan_değer;tablo_dizisi;sütun_indis_sayısı;YANLIŞ)
ALINTIDIR
