Exchange Server 2007'de Maillerinizi Kategorilere Ayırın!

[burak_dalkir]

Exchange Server 2007 ile beraber gelen yeni özelliklerden bir tanesi olan Mesaj Classification ile gönderdiginiz mailleri istediginiz kategorilere ayırmanız mümkün. Örnegin bir duyuru mailinin gönderilmesi sırasında daha önceden yaratılmıs olan kategorilerden bir tanesini seçerek alıcıları bilgilendirebilirsiniz. Bu sekilde özellikle kullanıcı tarafındaki mail trafigini biraz daha düzenli hale sokabilirsiniz.

Classification’ı (sınıflandırma) Hub Transport rolünü üstlenen sunucuda Exchange Management Shell (EMS) ve Exchange Management Console (EMC) kullanarak yaratabilmeniz mümkün.

İlk olarak komut satırında karsılasacagımız alanları kısaca inceleyelim;

Display Name: Outlook ya da OWA’dan sınıflandırma seçerken göreceginiz isim.

Sender Description: Seçiminizi yaptıktan sonra karsınıza gelecek olan tanım.

Recipient Description: Mail alıcıya ulastıgında alıcının görecegi tanım.

Locale: Sınıflandırmalarınızı farklı dillerde tanımlayabilirsiniz. Örnegin Türkçe ve Rusça olarak iki tipte sınıflandırma tanımı yapabilirsiniz. Bu size Outlook ya da OWA’nın Rusça kullanıldıgı durumlarda sınıflandırmalarınızın ilgili kullanıcıların karsısına Rusça, ilgili kullanıcıların karsısına ingilizce gelmesine olanak saglayacaktır.

1. Start > EMS > komut satırında asagıdaki komutu çalıstıralım.

New-MessageClassification -Name Duyuru -Displayname "Yeni Duyuru" -SenderDescription "Yeni Bir Duyuru!" -RecipientDescription "Bu Mail Bir Duyuru Içermektedir"

2. Bu sekilde yaratılan classification’ların ve default gelen classification’ların detayını Get-MessageClassification | Select DisplayName,SenderDescription komutu ile görebilirsiniz.

3. Artık OWA üzerinden classification’ları görüntüleyebilirim. Bunun için herhangibir hesaba ait olan OWA’yı açıp sonrasında sekil-3’deki ilgili alanı klikleyin.

OWA’dan ulasabildigimiz bu alanı Microsoft Outlook’tan ulasamadıgınızı farketmeniz fazla zaman almayacaktır. Default olarak Microsoft Outlook üzerinde açık gelmeyen bu özelligi açmak için ilk önce Microsoft Exchange Server üzerinde bir .xml dosyası yaratmak ve sonrasında bu dosyayı client bilgisayarın okuyabilecegi sekilde konfigüre etmek gerekiyor. simdi bu adımları nasıl gerçeklestirecegimize bakalım.

4. C:\Program Files\Microsoft\Exchange Server\Scripts klasörü içerisindeki Export-OutlookClassification.msh dosyasını "Duyuru" | Get-MessageClassification | ./Export-OutlookClassification.ps1 > c:\classifications.xml seklinde çalıstırın. Burada dikkat etmeniz gereken nokta ise ilgili komutu C:\Program Files\Microsoft\Exchange Server\Scripts klasöründe çalıstırmanız.

5. Yarattıgınız .xml dosyasını client sistemin okuyabilecegi bir alana, örnegin c:\’nin altına, kopyalayın. Bu örnekte benim yarattıgım .xml dosyasının içeriginde default gelen tüm classification’lar ve yukarıda yarattıklarımız mevcut. Bu tarzda bir .xml dosyasını client sisteme import ettiginizde Microsoft Outlook üzerinde tüm classification’ları görmeyi bekleyebilirsiniz. Eger sadece kendi yarattıklarınızı görmek istiyorsanız dosyayı isteginize göre düzenlemeniz çözüm olacaktır. Dosya içerigine bakalım;

6. Client sistemde Start > Regedit > HKEY_CURRENT_USER > Software > Microsoft > Office > 12.0 > Common > Policy (Policy klasörü yoksa kendiniz olusturabilirsiniz) anahtarına kadar ilerleyelim.

7. Policy içerisinde asagıdaki 3 degeri yaratalım:

a) EnableClassifications, DWORD, 1

b) TrustClassifications, DWORD, 1

c) AdminClassificationPath, STRING, client sistemde .xml dosyasının bulundugu yolu (c:\classifications.xml) yazın ve islemi bitirin. İslem sonunda karsınızda sekil-6’daki gibi bir ekran olmalı.

8. Microsoft Outlook üzerinde baktıgımızda artık tüm classification’ları görüntülüyoruz.

Son olarak EMC kullanarak yeni bir rule yaratalım. Bu örnekte, konu kısmında Duyuru yazan her mail’i Yeni Duyuru olarak sınıflandıracagız. Asagıdaki adımları takip edin.

9. Exchange Management Console > Organization Configuration > Hub Transport > Actions > New Transport Rule...’u klikleyin ve bir isim verin.

10. Conditions penceresinde ki seçenekleri yapınıza uygun olarak sekil-9’dakine benzer sekilde isaretleyin. Inside ya da Outside seçeneklerinden bir tanesini ya da ikisini birden Conditions penceresinde listenize ekleyerek hem içeriye hem de dısarıya gönderilen maillerde bu classifications’ı kullanabilirsiniz.

11. Actions penceresinde Yeni Duyuru’yu seçin ve islemi Finish diyerek bitirin.

İslem sonunda sunucu tarafında bir rule tanımlayarak islemi otomatik hale getirdik. Konu kısmında Duyuru yazan her mail Yeni Duyuru classification’ına dahil edilecek. Kullanıcı tarafında ise registry’yi kullanarak classification özelligini hem OWA’dan hem de Microsoft Outlook’dan kullanılabilmesini saglamıs olduk. Mail’lerinizi kategorilere ayırıp gerekli oldugu noktalarda daha rahat ulasabilmenizi saglayan bir özellik olan classification’ın konfigürasyonu oldukça kısa ve basit. Ayrıca kullanıcı tarafındaki registry degisikligini script yardımı ile gerçeklestirmeniz islemi tüm yapınıza yaymanızı çok daha hızlandıracaktır.

[velociraptor]

bunu biryrden hatirliyorum sanki , kendimin verdigine de eminim

[burak_dalkir]

once arama yaptım adminim ama bulamadım buna benzer bir sey hatırlıyorum sanırım ama emin degilim